Organização

Os dois elementos essenciais
- Qualquer coisa que leve menos de dois minutos deve ser feita imediatamente
- Todo o resto deve ser anotado em uma lista de prioridades
Aqui estão algumas dicas e truques diários para ajudá-lo a gerenciar melhor seu tempo e melhorar sua organização.

1 - Faça listas
Anote tudo e não confie apenas em sua memória.
Recomendo o uso de 3 listas:
-Em uma folha A4: tudo o que você precisa fazer a longo prazo.
-Em um post-it grande: todas as tarefas da semana ou do mês.
-Em um mini post-it: as tarefas do dia (em ordem de importância).
Todas as noites, faça um balanço do que foi alcançado e do que ainda falta fazer, riscando as atividades das listas.

2- Concentre-se em uma tarefa e termine-a antes de passar para outra
Para fazer isso, siga uma abordagem disciplinada: feche o Outlook e só o reabra a cada 2 horas, defina intervalos de trabalho para si mesmo (por exemplo, fazendo reuniões pessoais no Outlook).

3- Faça seu brainstorming em duas etapas:
1°/ Primeiro, procure ideias: revise suas metas e objetivos... e anote suas ideias iniciais. Em seguida, examine os documentos de seus concorrentes na Internet... A partir dessas duas listas, pegue as ideias que parecerem mais interessantes para você e deixe seus pensamentos assentarem por alguns dias.
2°/ Produza o documento final a partir dos documentos de trabalho.

4- Evite distrações
Arrume sua mesa de modo que só tenha uma folha de papel ou o computador à sua frente e coloque o telefone na secretária eletrônica para não ser incomodado a cada 10 minutos.
Reúna todas as suas atividades de tempo: chamadas telefônicas, resposta a e-mails, etc

5- Organize seus arquivos
Arquive os documentos em bolsos para evitar papéis soltos e jogue fora os arquivos que não são mais necessários.
Use ferramentas como o Google Desktop ou o MSN Search para localizar seus documentos, e-mails, arquivos etc. em seu PC com apenas um clique (pelo menos 10 minutos economizados por dia!).
Arquive seu MSOutlook regularmente para aumentar a velocidade do seu e-mail e evitar que o arquivo PST trave. Organize seus arquivos e e-mails em pastas: em andamento, a fazer, boletins informativos, etc

6- Reserve tempo para tarefas "improdutivas
Separe os horários do dia em que você está mais cansado ou menos concentrado (11h, 14h...) para ler boletins informativos, verificar seu e-mail pessoal..

7- Estabeleça um limite máximo de tempo para as atividades que consomem muito tempo
Você deve estabelecer um limite máximo de tempo para as tarefas que consomem mais tempo, mesmo que isso signifique produzir um trabalho de menor qualidade. Você precisa ser capaz de fazer uma troca entre o tempo gasto e a qualidade obtida.
Se for necessário, estabeleça para si mesmo um prazo "pessoal", um desafio a ser alcançado.

8- Delegue as tarefas menos importantes e aceite o fato de que elas não são "perfeitas".
Você deve delegar tarefas não essenciais, aceitando que elas não serão inicialmente "como você queria", mas deve estabelecer um prazo para atingir esse nível de qualidade (graças a conselhos e feedback sobre a qualidade fornecida).
Da mesma forma, não hesite em pedir conselhos: tentar fazer tudo sozinho e aprender tudo é uma grande perda de tempo. Você tem amigos, conhecidos... que são uma fonte de ajuda e inspiração que não deve ser ignorada. Não se esqueça da Internet: fóruns como www.commentcamarche.net e www.yahoo.fr (seção Yahoo Question Answers) são verdadeiras minas de ouro, e muitas pessoas podem ajudá-lo gratuitamente e, muitas vezes, com um padrão muito alto.

9- Faça uma pausa após o trabalho
Não hesite em fazer pausas para voltar aos trilhos ou para dar a si mesmo uma pausa extra se tiver atingido suas metas.
Além disso, sempre leve consigo um documento ou arquivo para ler quando estiver em trânsito, em uma sala de espera etc. Você deve aproveitar os tempos de espera para descansar ou ler um relatório ou artigo etc

10- Automatize
Use todas as ferramentas de TI que puder: GPS, organizador, assinatura automática no Outlook com "Best regards ....", respostas padrão de e-mail, sincronizar seu celular com o Outlook para ver seus compromissos em qualquer lugar..

11 - Use um laptop
Um laptop é uma ferramenta que economizará seu tempo, mesmo que você não viaje muito, simplesmente porque é mais fácil de manter do que um PC de mesa.
Mas a grande vantagem é que você pode trabalhar quando estiver perdido (no trem, esperando entre dois compromissos etc.), levar seu banco de dados de clientes e produtos para onde for, enviar um orçamento na hora se tiver um simples pen drive, voltar para casa com o laptop para terminar um arquivo sem precisar ficar no escritório (você está sempre mais relaxado em casa do que no escritório, trabalhando até o meio-dia) etc

12 - Limite o tempo não produtivo
A primeira coisa a fazer é classificar os boletins informativos que você recebe e os feeds RSS que assina e manter APENAS os mais importantes e essenciais. Também é uma boa ideia ler essas informações quando estiver "relaxando" ou não estiver concentrado (por exemplo, logo após o almoço, por volta das 18 horas).

13- Prepare-se para o dia seguinte, na noite anterior à sua partida
Pode não parecer nada, mas definir o que você fará no dia seguinte significa que você não perderá tempo assim que chegar ao escritório e poderá começar a trabalhar imediatamente.
Nota: Você também pode fazer isso à noite, antes de ir para a cama (escrevendo em um papel, não na sua cabeça) para liberar sua mente durante a noite e acordar pronto para o trabalho!

Aqui estão outras 5 dicas possíveis:

1- Deixe SOMENTE e-mails que exijam ação em sua caixa de entrada, caso contrário, responda imediatamente ou jogue-os fora

2 - Faça SOMENTE uma coisa de cada vez; se necessário, divida uma tarefa em vários subconjuntos e, acima de tudo, não comece nada sem ter terminado um trabalho.
3- Identifique A coisa a ser feita à noite e, quando chegar de manhã, verifique seus e-mails para ter certeza de que ainda é a prioridade nº 1.

4- Se você receber um e-mail e puder respondê-lo em menos de 2 minutos, responda-o imediatamente.

5- Observe quando você é mais produtivo e reserve as atividades importantes para esses horários.